Aflysninger, flytning af spilleperiode og billetdonationer

Corona-nedlukningen har givet et kæmpe arbejde med aflysninger og ombytning af billetter. I den forbindelse er det vigtigt, at alting bliver registreret rigtigt, så rapporter og kasser stemmer. Billetten har gjort et stort arbejde for at gøre nogle af processerne med de mange aflysninger nemmere, men det er selvfølgelig vigtigt, at vi alle holder tungen helt lige i munden med de mange aflysninger.

Aflysninger af hele eller dele af spilleperioder

Aflysninger skal meldes 2 steder. For det første i Tereba, hvor I skal trykke ”AFLYS” ud for hver aflyst spilledag/spilletidspunkt. Dermed kan I også aflyse en del af spilleperioden, hvis I f.eks. har spillet i starten af marts og aflyst i slutningen af marts.

Spilleperioder som flyttes til ny sæson, skal også markeres som ”AFLYST” i Tereba, da vi bruger Tereba som statistik for hvor stor skade, branchen har lidt på baggrund af corona. Så alt, hvad der har været planlagt og ikke gennemføres i marts, april, maj osv. pga. corona, skal markeres som ”AFLYST” i Tereba.

For det andet skal I også melde aflysningerne til Billetten på skemaet i dette link: https://airport.billetten.dk/downloads/coaftale.pdf. Download skemaet til din egen computer, udfyld, underskriv og send skemaet til support@billetten.dk

Flyt spilleperioden/eventet til ny sæson

Hvis hele eventet aflyses og flyttes til den kommende sæson, så kan I beholde det samme eventnummer hos Billetten og blot bede om, at sæsontilknytning og spilleperiode ændres. Publikum skal naturligvis stadig kontaktes og have mulighed for at vælge ny dato for deres teaterbesøg eller forlange billetprisen refunderet. Teatret kan selv håndtere publikumskontakt og flytning, hvis I har adgang til Elektra/Salespilot, alternativt kan Billetten klare det mod gebyr.  

(Events, som flyttes fra sæson 19/20 til sæson 20/21 hos Billetten, skal stadig stå som aflyst i 19/20 i Tereba, og der skal oprettes et nyt arrangement i Tereba i sæson 20/21. Kontakt Scenit vedr. kopiering til ny sæson, hvis det driller) 

Hvis teatret har gennemført nogle spilledage eller giver publikum adgang til at bytte til andre events, så skal kunderne annulleres på det gamle event og flyttes til det nye i kommende sæson. Teatret kan selv håndtere det, hvis I har adgang til Elektra/Salespilot, ellers kan Billetten klare det mod gebyr.

Specielt om teaterrabat og Mit teater-billetter ombytning og tilskud

Oven i al corona-balladen står vi også overfor en ny sæson (20/21) med lavere tilskud og ny rabatstruktur. Vi prøver at kompensere jer så godt som muligt. Teaterrabat-billettypen, som giver kunden rabat på 50 kr. og teatret et tilskud på 40 kr. (altså rabatten ekskl. moms), ophører som rabatform i sæson 20/21 og erstattes af Teaterklub Mit Teater. Man kan stadig få tilskud på 40 kr. på teaterrabat-billetter fra sæson 19/20, som overflyttes til sæson 20/21 pga. corona. Billettypen vil ”flytte med” på det flyttede arrangement.

Hvis man flytter teaterrabat-kunder over til et andet event som billetbytte, så SKAL man kontakte Billetten og få oprettet teaterrabat-billettypen på eventet. Teaterrabat-billettypen vil KUN være tilgængelig i backend og kommer altså ikke i salg til kunderne. Dermed sikres det, at I kan få udbetalt fuldt tilskud for teaterrabat-billetter, som er købt i sæson 19/20, men er flyttet til sæson 20/21. Tilskuddet udbetales altid efter spilleperiodens afslutning.

Til gengæld kan vi ikke skelne mellem Mit Teater-billetter købt i sæson 19/20 med 50 kr. i rabat og Mit Teater-billetter købt i 20/21 med 40 kr. i rabat. Så når I flytter Mit Teater-kunder til ny sæson, vil de billetter kun udløse et tilskud på 32 kr. jævnfør de nye tilskudssatser. Heldigvis har billetsalget af Mit Teater-billetter ikke været så højt i 19/20, så det vil være en overskuelig egenfinansiering for teatrene.

Specielt om billetdonationer

Mange teatre har oplevet, at publikum har sagt nej tak til at få deres billetter refunderet, og i stedet har de doneret beløbet til teatrets drift. Det er fantastisk rørende og viser den store dedikation, som publikum har til teaterbranchen. Det har til gengæld vist sig at være lidt bikset at håndtere disse billetdonationer i billetsystemet (donationer var ikke lige tænkt som en mulighed). Derfor har Billetten nu programmeret det sådan, at aflyste events og spilledage optræder med 0 kunder i de træk, som de sender til Scenit ang. billetstatistik og tilskudsberegning.

For eksempel et event, som er aflyst med 300 solgte billetter: 100 billetter refunderes til kunder og annulleres på eventet, 100 billetter flyttes til et andet event i efteråret – og annulleres på det første event, 100 billetter ”doneres” til teatret, fordi publikum ikke ønsker deres penge retur. Disse billetindtægter bliver stående på eventet og er dermed teatrets dokumentation for billetdonationer. Alle dataoverførsler til Tereba og Scenits tilskudsrapporter vil gå i 0 for eventet, fordi det er meldt aflyst hos Billetten.

I er som altid velkomne til at kontakte os for uddybning, og vi gør vores bedste for at få det hele til at glide så godt som muligt.