Formidlingshåndbogen 2018-2019

1.0 Introduktion

Scenit-ordningen har følgende formål:
  • at lette administrationen for alle teatre i forbindelse med håndteringen af formidlingsordningen
  • at sikre et trofast teaterpublikum, grupper og børn/unge nem adgang til køb af billetter med rabat
  • at styrke synlighed og gennemslagskraft for teatrene
  • at udligne sæsonbetingede udsving i det enkelte teaters salg af billetter i formidlingsordningen via den solidariske pulje.

1.1 Fælles formidlingstilskud fra Kulturstyrelsen

For at blive optaget i scenit-ordningen skal man indgå i den fælles ansøgning til Kulturstyrelsen om formidlingstilskud fra pulje 2. Den fælles ansøgningsfrist ligger hvert år sidst i december. Fristen for 2018/19 er den 15. dec. 2017. Kulturstyrelsen opdeler teatrene i enten regnskabsteatre eller budgetteatre afhængig af om formidlingstilskud beregnes i forhold til senest aflagte regnskab eller i forhold til fremsendt budget. Se mere i afsnit 2.6 og 4.3. Scenit administrerer formidlingsordningen for hvert enkelt teater med afregning efter hver spilleperiodes udløb samt slutafregning efter sæsonafslutningen. Scenit forestår samlet revideret regnskab for formidlingsordningen over for Kulturstyrelsen for alle producenter tilknyttet Scenit-ordningen. Associerede teatre/splitteatre, der vælger selv at ansøge og afrapportere formidlingstilskuddet, kan desuden optages i ordningen efter individuel aftale.

1.2 Billetten A/S er billetoperatør

Alle billetter med offentlig støttet rabat skal registreres hos vores billetoperatør Billetten A/S i systemet Elektra for at udløse tilskud. Alle spillesteder med billetsalg kan få Billettens system Elektra installeret. Billetten afholder løbende kurser for nye medarbejdere. 1 billetprinter og 1 scanner anbefales som minimum for spillestederne. Se mere om Billetten i afsnit 10 og 11.

1.3 Ansvar

Scenit og Billetten formidler udelukkende salg af billetter mellem billetkøberen og den ansvarlige arrangør. Kunden kan altid kræve refundering fra arrangøren i tilfælde af aflysning. Ombytning eller refundering af billetter i forbindelse med aflysning er arrangørens ansvar. Hverken Billetten eller Scenit kan refundere billetter direkte, idet vi udelukkende fungerer som formidlere. I tilfælde af arrangørens konkurs eller lukning via betalingsstandsning løber kunden en risiko for, at der ikke kan foretages refundering af billetter.

1.4. Dokumentation for anvendelse af Formidlingstilskud i sæson 2018/19.

Scenit afrapporterer og indsender revideret og detaljeret billetregnskab på de tilmeldte teatres vegne. Der er udviklet en billetindberetningsformular, som modsvarer Slots- og Kulturstyrelsens krav om detaljerede billetoplysninger. Det samlede salg, herunder løssalg og fribilletter skal indgå i formidlingsregnskabet. Alle bliver dermed bedt om at oplyse samlet billetsalg. Da langt de fleste anvender Billetten A/S som billetoperatør i dag, drejer dette punkt sig kun om producenter, som har valgt flere billetsystemer.

1.5 Øvrige betingelser og forhold

Givne terminer: tilmeldingsfrist, Terebafrister og frist for materiale til sæsonmagasinet m.v. samt de øvrige regler, som Scenit fastsætter for administrationen af Formidlingsordningen skal overholdes. Overtrædelse kan i yderste tilfælde indebære at Formidlingstilskud skal tilbagebetales, såfremt det kan godtgøres, at Formidlingstilskuddet ikke er anvendt efter bekendtgørelsens hensigt og reglerne i Formidlingsordningen. Scenit forbeholder sig i særlige tilfælde ret til at dispensere for de anførte hovedregler i samråd med Slots- og Kulturstyrelsen. Scenit gør udtrykkeligt opmærksom på, at det er Slots- og Kulturstyrelsen, der beregner Scenits samlede ramme på basis af de enkelte teatres/teaterproducenters bevilgede formidlingstilskud. Såfremt teatret udbyder billetter gennem en eller flere eksterne udbydere (billetformidlere), skal Scenit have stående tilladelse til efter behov at trække/rekvirere oplysninger om teatrets salgstal fra disse billetformidlere.

2.0 Retningslinjer for optagelse i Scenit-samarbejdet

Alle godkendte, professionelle teatre og selvstændige producenter (herved forstås juridisk identitet, eget CVR nr.), der er berettiget til Formidlingstilskud kan optages i Formidlingsordningen hos Scenit via Scenit’s fællesansøgning i Slots- og Kulturstyrelsen. Associerede teatre/splitteatre, der vælger selv at ansøge og afrapportere formidlingstilskuddet, kan desuden optages i ordningen efter individuel aftale. Scenit forbeholder sig ret til at kræve dokumentation for at der er økonomisk sikkerhed for at forestillingerne gennemføres.

2.1 Kulturstyrelsens retningslinjer

Følgende 4 punkter er Kulturstyrelsens retningslinjer for godkendte producenter/forestillinger.
  • For teatre, der modtager tilskud i henhold til teaterloven – DKT, landsdelsscener, egnsteatre, små storbyteatre, teatre, der modtager driftstilskud fra Projektstøtteudvalget for scenekunst – gælder, at alle deres produktioner er godkendt. For den sidste gruppe gælder godkendelse kun så længe der modtages driftstilskud.
  • For et projekt, der modtager/har modtaget produktionstilskud gælder at den konkrete forestilling er godkendt. Denne godkendelse er i princippet tidsubegrænset. Dog gælder, som ved andre tilsagn/godkendelser, at væsentlige ændringer skal meddeles Projektstøtteudvalget for scenekunst, der så beslutter, hvorvidt det giver anledning til en revurdering.
  • Forestillinger, der er optaget i Garantifonden, er ligeledes godkendt.
  • Forestillinger der er refusionsgodkendte, er også godkendt til Formidlingsordningen (refusionsgodkendelser er dog tidsbegrænsede, men hvis det er aktuelt, vil de som regel uden problemer få refusionsgodkendelsen fornyet)
For alle forestillinger, der ikke er godkendte jf. ovennævnte, og hvor producenten heller ikke modtager offentlig støtte for sæson 2018/19 gælder, at Projektstøtteudvalget for scenekunst skal godkende forestillingerne som professionel scenekunst, før de er billettilskudsberettigede og dermed kan optages i Formidlingsordningen.

2.2 Hvis man ikke har eget CVR nr.

Samproduktioner/projekter uden egen juridisk identitet kan optages via en formidlingstilskudsberettiget åben scenes ansøgning under forudsætning af, at samproducenten herved får adgang til den åbne scenes Formidlingstilskud på lige fod med den åbne scenes egenproduktioner. Er projektet ikke tidligere godkendt eller modtager projektet ikke offentlig støtte, skal Projektstøtteudvalget for scenekunst godkende projektet som professionel scenekunst.

2.3. Salg af billetter i flere billetsystemer

Som arrangør kan man vælge at sælge billetter i flere billetsystemer. Det er dog en forudsætning, at der lægges et rimeligt antal billetter til salg igennem hele salgsperioden på www.teaterbilletter.dk. Da teatre/spillesteder har meget forskellige størrelser, bliver rimelighedskravet aftalt individuelt inden salgsstart mellem Scenit og teatret.

2.4 Sæsonkataloget og markedsføring

Alle optages på lige fod på www.teaterbilletter.dk som modtager data fra Tereba og Billetten. Af pladshensyn er der minimumskrav for optagelse i sæsonkataloget. Producenter med forestillinger, der opføres mindst 12 gange, garanteres selvstændig annonceplads i sæsonkataloget. Minimumskravet kan sættes ned, når vi kender omfanget af tilmeldte produktioner.

2.5 Gæstespil og Co-produktioner i sæsonkataloget

Selvstændige producenter, der spiller på åbne scener, bliver selvstændigt indekseret i sæsonmagasinet, og det er muligt at søge på producentens navn på salgssitet www.teaterbilletter.dk. Hvorvidt producenten også synliggøres med logo eller lign. på den åbne scenes side/sider i sæsonmagasinet, må bero på en individuel aftale, producent og spillested imellem. Det anbefales, at Co-produktioner og gæstespil bliver behandlet ligeligt i forhold til spillestedets egenproduktioner.

2.6 Omkostninger til markedsføring for budgetteatre

For budgetteatrene gælder, at ikke forbrugt formidlingstilskud skal betales retur til Slots- og Kulturstyrelsen på basis af antal solgte billetter med tilskud. Dette gælder også midler anvendt til markedsføring. Dermed kan budgetteatre risikere at blive faktureret for den del af markedsføringen, som ikke kan dækkes af formidlingstilskud, hvis salget i formidlingsordningen har været væsentligt lavere end budgetteret. Det enkelte budgetteaters risiko klargøres ved aftale om annonceplads.

2.7 Restriktioner for turnéforestillinger

En forestilling kan ikke optages hos Scenit, såfremt den turnerer og sælges til teaterforeninger i Region Hovedstaden i samme sæson, med mindre teaterforeningerne, der har købt eller køber forestillingen, har godkendt dette. Det påhviler arrangøren at sørge for denne godkendelse.

2.8 Udenlandske gæstespil og amatørteater

Udenlandske gæstespil og evt. udenlandske produktioner af ren kommerciel karakter kan i udgangspunktet ikke påregne optagelse i ordningen. Forestillinger fremført af et ensemble hovedsageligt bestående af amatører kan ikke påregne at blive optaget i ordningen. Det er Projektstøtteudvalget for scenekunst, der afgør, hvorvidt produktioner der involverer amatører kan godkendes eller ej.

2.9. Billethåndtering

Det forudsættes at alle professionelle teatre/selvstændige producenter håndterer ordningen professionelt. Råder producenten ikke over professionel arbejdskraft på området, anbefaler Scenit at producenten indgår aftale med en åben scenes billetadministration om opgaven.

3.0 Rabatstrukturen

Pris, rabat- og tilskudsstruktur for sæson 2018/19 er ændret på et punkt. Teaterrabat-billetter giver en kunderabat på DKK 50,00. Dette betyder et tilskud på DKK 40,00, da tilskuddet er lig rabatten minus moms. OBS på D-billetter (løssalg DKK 80,00 – 124,00) er rabatten altid DKK 40,00 og tilskud DKK 32,00. Der tages forbehold for justeringer af mindre karakter, samt forbehold for at Slots- og Kulturstyrelsens tilskudssatser ændres.

Der må ikke ydes flere slags offentlige billettilskud til samme billet. Her tænkes særligt på, at billetter der er købt med rabat dækket af formidlingstilskud ikke samtidig kan være omfattet af refusionsordningen. Derfor skal det tydeligt fremgå af de fakturaer, som producenterne udsteder til institutioner mv., hvilken type rabat købet omfatter. Da hovedformålet med B/U-gruppe tilbuddet er at formidle salg til nye kulturforbrugere henstilles det på det, at producenterne anvender refusionsordningen for børneteater i samme omfang som hidtil. 

3.1 Salg med rabat og Formidlingstilskud

  • Teaterrabat (obligatorisk i samarbejdet)
  • Voksen Gruppe (min. 10 pers.) (obligatorisk i samarbejdet)
  • Barn/Ung under 25 år (obligatorisk i samarbejdet)
  • B/U-gruppe under 25 år (min. 6 pers. u/25 år) (valgfri)
  • Studerende over 25 år med studiekort (valgfri)
  • Årskort/festivalkort (kontakt Scenit for nærmere aftale)
Samt gradueret grupperabat, hvor teatrene selv yder en rabat udover det bevilgede formidlingstilskud. Forpremierebilletter kan indgå i Formidlingsordningen, når minimumspris og -rabat overholdes.
Som Scenit-teater er der 3 obligatoriske rabattyper: Teaterrabat, Voksengruppe og Barn/Ung under 25 år. B/U-gruppe og Studerende over 25 år er valgfrie rabattyper.

3.2. Salg med rabat uden Formidlingstilskud

Teatret/producenten har herudover som hidtil ret til at oprette andre individuelle rabatformer, hvortil der ikke ydes formidlingstilskud, f.eks. personalebilletter, ½ pris samme dag, ledsagerbilletter o. lign. Disse rabatformer oprettes i Billetten, hvis producenten ønsker det. Alternativt kan forpremierebilletter tælle som løssalg, hvis prisen er min. DKK 40,00 inkl. moms.

3.3 Rabatter og mindstepriser

Kunderabat pr. billet O/A B C D
Løssalg, mindstepris 0 0 0 0
Teaterrabat/ + Kunde 50* 50* 50* 40
Voksen gruppe 40 40 40
Studerende over 25 år 50 50 50 40
B/U under 25 70 70 70 40
B/U-gruppe (under 25) 85 40

 

Mindstepriser O/A B C D
Løssalg, mindstepris 210 165 125 80
Teaterrabat/ + Kunde 160 115 75 40
Voksen gruppe 170 125 85 0
Studerende over 25 år 160 115 75 40
B/U under 25 140 95 55 40
B/U-gruppe (under 25) 40 40

 

Regler om mindstepriser og mindsterabatter i henhold til bekendtgørelsen om formidlingstilskud overholdes. Der kan ALDRIG sælges løssalgsbilletter under DKK 80,00 såfremt der anvendes en rabattype. Rabatprisen beregnes altid ved at kunderabatten fratrækkes løssalgsprisen. Dette gælder dog ikke for B/U gruppe. B/U gruppe koster altid kr. 40. B/U gruppe kan godt udbydes i prisgruppe B, men der refunderes kun formidlingstilskud op til prisgruppe C = 115 kr. OBS, såfremt det viser sig, at der er midler tilbage ved sæsonafslutning kan der efterreguleres med tilskud op til prisgruppe C = 125.

3.4 Tilskud pr. billet

Tilskud er i princippet kunderabat ex. moms, dog med restriktioner på forhøjet Teaterrabat og B/U gruppe. Ung gruppe kan efterreguleres med op til yderligere DKK 8,00 fra den solidariske pulje (jf. 4.4).

Tilskud pr. billet O/A B C D
Teaterrabat/ + Kunde 40 40 40 32
Voksen gruppe 32 32 32 0
Studerende over 25 år 40 40 40 32
B/U under 25 56 56 56 32
B/U-gruppe (under 25) 60 32

3.5 Teaterrabat/+kunde

Kunderne skal købe billetter til 3 titler i løbet af sæsonen for at opnå teaterrabat. Kunden kan købe billetter til tre titler på en gang og få rabat på alle tre eller købe løssalgsbilletter to gange og få teaterrabat ved tredje køb af billetter inden for samme sæson. Sæsonen går officielt fra den 1. juli til den 30. juni det efterfølgende år. For sommerforestillinger der strækker sig over to sæsoner, hører forestillingen til den sæson hvor den største andel af forestillingerne ligger. Teaterrabat-billetter er personlige. Teaterrabat kan opnås ved
• køb af billetter online på www.teaterbilletter.dk
• køb via call-center hos Billetten A/S
• Køb via call-center hos Billetbillet.
Kunderne opnår teaterrabat ved yderligere billetkøb hen over sæsonen såfremt billetterne købes på www.teaterbilletter.dk.

3.6 Voksen gruppe

Voksen gruppe er salg af mindst 10 billetter til samme forestilling (event), dog ikke nødvendigvis i samme prisgruppe. Kunden bestiller sine billetter på www.teaterbilletter.dk og betaler med det samme. Har kunden særlige placeringsønsker henvises til, at kunden retter direkte forespørgsel til spillestedet. Kunden bestiller alternativt på spillestedet og kan få tilsendt faktura. Først når betaling har fundet sted, kan billetterne fremsendes.

3.7 B/U

Billetter, der sælges til børn og unge under 25 år skal være mærket med UNG eller på anden tydelig måde være markeret således, at kontrolløren har en mulighed for at kontrollere billetterne benyttes af de rette.

3.8 B/U-gruppe

B/U-gruppe koster 40 kr. pr billet ved køb af mindst 6 billetter. Uanset hvordan ung gruppe formidles, skal alle kunder klart gøres opmærksom på, at billetterne kun må benyttes af unge under 25 år, samt at der kan kræves legitimation for kundernes alder. Billetter, der sælges til børn og unge under 25 år skal være mærket med UNG eller på anden tydelig måde være markeret således, at kontrolløren har en mulighed for at kontrollere, at billetterne benyttes af de rette. Prisen for eventuelle voksne ledsagerbilletter fastsættes af den enkelte teaterproducent, og spillestedet formidler selv disse billetter. Der kan sælges B/U-gruppe i priskategori C og D. Tilskud ydes op til en løssalgspris på hhv. kr. 115 og 80 kr. før efterregulering. I tilfælde af højere løssalgspriser dækker producenten selv differencen ned til kr. 115 og 80 kr. i kategori C og D. Spillesteder, som ikke har forestillinger i priskategori C og D, kan tilmelde forestillinger i kategori B, dog er tilskud pr billet stadig som i C op til kr. 115 før efterregulering.

3.9 Årskort

Brug af årskort kan udløse tilskuddet svarende til teaterrabat. Producenter med eget spillested og årskort kan indgå aftale herom med Scenit. Der må IKKE uddeles gratis årskort, da der ikke ydes tilskud til fribilletter. Producenter som gæstespiller på teatre med årskort skal også kontakte Scenit for nærmere aftale. Alle brug af årskort skal registreres hos Billetten for at udløse tilskud. Desuden skal den gennemsnitlige pris og den gennemsnitlige rabat udregnes af teatrene selv ved sæsonens afslutning. I vil blive kontaktet af Scenit ved sæsonens afslutning.

4.0 Formidlingsordningen og den solidariske pulje

Slots- og Kulturstyrelsen beregner alle formidlingstilskud på baggrund af beregningsregler udstukket i “Bekendtgørelse om formidlingstilskud til nedbringelse af billetpriser”. Billetregnskab for sæson 2016/17 ligger til grund for bevilling for 2018/19. Alle producenter sikres, at de kan bruge hele deres formidlingstilskud til kunderabatter ekskl. 20 % til markedsføring og administrationsbidrag. Regnskabet er offentligt tilgængeligt på Scenit.dk. (http://www.scenit.dk/home/om-teaterbilletter-dk). Bekendtgørelsen om Formidlingsordningen er ligeledes tilgængelig på scenit.dk (http://www.scenit.dk/om-formidlingsordningen-m-m).

4.1 Sammenhæng mellem kunderabat og formidlingstilskud

Hovedprincippet for Formidlingsordningen er, at den kunderabat, der tilbydes publikum, fuldt ud kompenseres producenterne via offentlige formidlingstilskud. Dvs. det er ligegyldigt for teatrene om de sælger billetter med rabat eller i løssalg. Indtægten bliver den samme. Der er dog af forsigtighedshensyn sat visse restriktioner på nogle billettyper, som i udgangspunktet udløser egenfinansiering for hhv. producenterne og Scenit. Den årlige efterregulering via den solidariske pulje kan i bedste fald udligne egenfinansieringen fuldt ud, såfremt der er tilstrækkelige midler til rest i den samlede bevillingsramme.

4.2 Den solidariske pulje for regnskabsteatre

Scenit sikrer at producenter, der har brug for et større formidlingstilskud end bevilget, har mulighed for at få del i andre producenters ikke forbrugte formidlingstilskud. Scenit udligner på denne måde helt eller delvist den forskydning, der vil være i billetsalget år for år. Den enkelte teaterproducent garanteres således i udgangspunktet en pro rata tilskudsudbetaling på 50 % udover egen bevillingsramme op til den samlede fælles pulje. Der kan være risiko for at den fælles pulje overskrides, og i givet fald kan der ikke udbetales mere, når den samlede ramme er forbrugt.

4.3 Budgetteatre

Budgetteatrene har ingen mulighed for at deltage i udligningsordningen, jf. bekendtgørelsen, idet alle budgetteatre skal afregnes enkeltvist overfor Slots- og Kulturstyrelsen. Dvs. hvis et budgetteater sælger mere end budgetteret, så hviler egenfinansieringen af disse rabatbilletter udelukkende på producenten. Disse ekstra billetter går dog ind i beregningen af næste års formidlingstilskud, og udlignes dermed over tid, såfremt teatret fortsat er i drift. Det anbefales at budgetteatrene videst muligt kommer i kontinuerlig drift .

4.4 Efterregulering fra den solidariske pulje

Hvis der er tilskudsmidler tilbage, når sæsonen er slut, foretages en forholdsvis efterregulering på følgende punkter:
  • Egenfinansiering af rabatter udover tilskudsbevilling: Producenter, der har modtaget pro rata tilskud udover egen tilskudsbevilling har i udgangspunktet haft egenfinansiering af rabatter på 50%. Efterreguleringen bliver i bedste fald så høj, at alle kan få fuldt tilskud på billetsalget. Kan der ikke udbetales efterregulering, bærer producenten selv forskellen fra pro rata satsen til fuldt tilskud som egenfinansiering af kunderabatter.
  • B/U Gruppe: Der ydes tilskud op til en løssalgspris på kr. 115 i prisgruppe C. Minimumsprisen i prisgruppe C er kr. 125. Differencen på 10 kr. (8 ex. moms) indgår i den samlede efterregulering.
Som tidligere indgår Scenit i efterreguleringen, jf. den risiko Scenit løber i forhold til pro rata udbetaling af 50 % af tilskudsbehovet i løbet af sæsonen.

5.0 Administration af billetsalg

Hele administrationen af ordningen påhviler Billetten A/S, der administrerer ordningen på vegne af Scenit efter gældende regler. Overalt sælges der billetter med restriktioner mht. pladser, alder, m.v. Det er derfor vigtigt at: • Producenterne kun sælger i overensstemmelse med reglerne.
• Kunderne gøres opmærksomme på eventuelle restriktioner.
• Der finder billetkontrol sted ved indgangen
Dette er en forudsætning for deltagelse i Formidlingsordningen. Billetter, der sælges til børn og unge under 25 år skal være mærket med UNG eller på anden tydelig måde være markeret således, at kontrolløren har en mulighed for at kontrollere billetterne benyttes af de rette. Vælger producenten at anvende Billetten til både Formidlingssalg og løssalg bliver alt så nemt som overhovedet muligt. Vælger producenten en anden løssalgsagent se afsnit 2.3, 8.0 og 8.3.

5.1 Salg af gruppebilletter

Kunden kan købe billetterne direkte via www.teaterbilletter.dk. Der opkræves billetgebyr og ordregebyr fra kunden pr. 25. april 2018. Ung gruppe er friholdt for kundegebyr se mere her.
Det kan ikke anbefales at sælge B/U Gruppe via call-center/salgssteder, idet der pålægges et eksternt kundegebyr på kr. 10 pr. billet. Foregår salget af B/U gruppe direkte på spillestedet afregner kunden DKK 40,- pr. billet til spillestedet. Tilskudsdelen betales via slutafregning fra Scenit. • Ved fremsendelse af billetter skal der vedlægges et brev, der indeholder teksten “Modtager indestår for, at ung gruppe billetterne bruges af personer, der ikke er fyldt 25 år”. Kopi af brevet opbevares på billetkontoret.
• Det skal tydeligt fremgå af de fakturaer, som teatrene udsteder til institutioner mv., hvorvidt der er ydet tilskud til billetterne i henhold til Teaterrabat, ungdomsrabat, B/U gruppe, voksen gruppe eller refusionsordningen.
Da hovedformålet med B/U gruppe er at formidle salg til nye kulturforbrugere henstilles, at teatrene anvender refusionsordningen for børneteater i samme omfang som hidtil. B/U Gruppe kan i lighed med Teaterrabat, ung rabat og gruppe rabat ikke anvendes til samme forestilling samtidig med refusionsordningen for teater.

  • Ved fremsendelse af billetter skal der vedlægges et brev, der indeholder teksten “Modtager indestår for, at ung gruppe billetterne bruges af personer, der ikke er fyldt 25 år”. Kopi af brevet opbevares på billetkontoret.
  • Det skal tydeligt fremgå af de fakturaer, som teatrene udsteder til institutioner mv., hvorvidt der er ydet tilskud til billetterne i henhold til Teaterrabat, ungdomsrabat, B/U gruppe, voksen gruppe eller refusionsordningen.

Da hovedformålet med B/U gruppe er at formidle salg til nye kulturforbrugere henstilles det på det kraftigste, at teatrene anvender refusionsordningen for børneteater i samme omfang som hidtil. B/U Gruppe kan i lighed med Teaterrabat, ung rabat og gruppe rabat ikke anvendes til samme forestilling samtidig med refusionsordningen for teater.

5.2 Retningslinjer for salg via nettet

Salgsportaler Billettyper
Teaterbilletter.dk teaterrabat, grupperabat, løssalg
Billetten.dk rabatsalg og løssalg
Spillestedernes hjemmesider deeplink til teaterbilletter
Kunden betaler straks med kreditkort kreditkortgebyr på teaterbilletter.dk afholdes af Scenit/BilletBillet
Kunden kan selv udskrive printhomebilletter gratis for kunden
Kunden kan vælge at få billetter tilsendt 25 kr. i forsendelsesgebyr til kunden (1-9 billetter) 40 kr. i forsendelsesgebyr til kunden (10+ billetter)
Kundens placering i nummererede sale individuelt pladsvalg efter “best available”

5.3 Salg via eget spillested

Alle rabatbilletter + tilkøb, teaterrabatbilletter Ingen eksterne gebyr for kunden (medmindre spillestedet har sin egen gebyrpolitik)

5.4 Salg via andet spillested

Rabatbilletter via salgssteder tilknyttet ordningen Eksternt kundegebyr 10 kr., som går til salgsstedet

5.5 Betalinger og betalingsfrister

De fleste betalinger foregår enten online eller direkte på spille/salgsstedet.

5.6 Kunders tilkøb af teaterrabatbilletter (abonnement)

Ved køb af teaterrabatbilletter på nettet – teaterbilletter.dk – får kunden et log in. Her kan kunden altid gå ind og købe flere billetter online, som enten forsendelse eller print-selv billetter.

5.7 Landsdækkende rabatsamarbejde sæson 2017/18

Abonnenter/Stjernekunder på Aarhus, Odense og Aalborg Teater er også Teaterrabat-kunder i teaterbilletter-ordningen og vice versa.

5.8 Reservationer

  • • Kunden kan altid ændre sin reservation til køb på spillestedet.
    • Kunden kan ændre sin reservation til køb på det salgssted, hvor reservationen er foretaget.

5.9 Storkunde reservationer

Der er indgået en storkundeaftale med Billetten, med favorable kundegebyrer.

6.0 Gebyrer

Fra den 25. april 2018 indføres der kundegebyrer ved online-salg på teaterbilletter.dk. Kundegebyret gælder alle forestillinger i salg uanset sæsontilknytning.

Kundegebyrer på Teaterbilletter.dk

Alle priser inkl. moms Kr.
Ordregebyr pr. ordre uanset billetantal 5,-
Gebyr pr. billet >=80 kr. 10,-
Gebyr pr. billet <80 kr. 5,-
Ung gruppe/skolebilletter 0,-
Fribilletter 0,-
Tilkøb (mad, drikke osv.) 0,-

På spillestederne kan der opkræves et gebyr på max. DKK 10,00 pr. billet (det er valgfrit for teatrene om man vil opkræve dette gebyr). På Billetten.dk skal kunden betale 10 kr. i eksternt kundegebyr pr. billet. På andre fysiske salgssteder koster det 10 kr. i kundegebyr. Gebyret går ubeskåret til salgsstedet.

6.1 Klikafgift

Billetten tager ifølge aftale med Scenit en producentbetalt klikafgift på alle rabatbilletter i Formidlingsordningen. Afgiften er for Scenit-producenter DKK 3,- ekskl. moms.  OBS alle billetter solgt med rabat i Formidlingsordningen skal registreres i Billettens billetsystem Elektra. Dvs. alle billetter i Formidlingsordningen udløser en klikafgift på DKK 3,- ex. moms til Billetten, uanset om salget er foregået i et andet billetsystem.

6.2 Klikafgift på løssalgsbilletter

Løssalg på teaterbilletter.dk udløser en klikafgift til Billetten på DKK 5,00 ekskl. moms. Klikafgiften opkræves af Billetten direkte overfor producenten enten i form af modregning i kundeindbetalinger eller ved fakturering.

7.0 Billetsalg

Hvis producenten bruger flere billetsystemer, er det producentens ansvar, at der er det antal billetter i udbud på teaterbilletter.dk som producenten ønsker og som opfylder rimelighedskravet. Det anbefales at tjekke udbuddet ofte for at optimere billetsalget.

7.1 Sale og prisinddeling

Arrangørerne er ansvarlige for at kontrollere at Billettens opbygning af salene er korrekt. Arrangøren er ligeledes ansvarlig for allokeringen af pladser i de respektive prisgrupper.

7.2 Fysiske billetter

Billetter i Formidlingsordningen registreres i og udskrives fra Billettens billetsystem eller som print-selv billetter.

7.3 Salg af billetter ved flere billetsystemer

I forbindelse med oprettelse af forestillinger, skal der allokeres udbud til Formidlingsordningen i Billettens billetsystem. Teaterrabatbilletter kan kun sælges via Billettens billetsystem. Andre rabatter kan oprettes og sælges i andre systemer, men skal indberettes i Billettens system Elektra for at udløse formidlingstilskud. Producenten har ansvar for at alle billetter med offentlig støtte registreres i Billettens billetsystem Elektra. 

NB: Der afregnes kun tilskud for billetter registreret i Elektra..

7.4 Ændringer/aflysninger på foranledning af producenterne

Aflysninger/ændringer rettes i Tereba, og derefter underrettes både Billetten og ekstern billetoperatør om aflysningen/ændringen. Det aftales mellem arrangøren og Billetten, hvordan aflysningen håndteres. Kan der ikke tilbydes kunderne billetter til en anden spilledag, annulleres alle billetterne i Billetten. Ellers effektueres den aftalte aflysning indenfor en 10-dages periode, dvs. den aflyste forestilling må ikke indeholde solgte billetter, salen skal være tom. Denne begrænsning er sat på af to årsager: For det første kan der ikke afregnes for dage der er omfattet af aflysninger men hvor der stadig ligger solgte billetter i systemet, dels har kunderne ret til at få tilbagebetaling indenfor en overskuelig tidshorisont. Se afsnit 8.2 om aflysninger.

7.5 Oprettelse og ændringer af produktioner/arrangementer

Alle arrangementer oprettes centralt i Tereba, som udveksler data med Billetten. Det er producentens ansvar, at oplysningerne om forestillingerne (spilleperiode, spilletidspunkt, prisgrupper og priser mm.), hvem der skal afregnes til mv. er ens i systemerne, såfremt der anvendes flere! Når arrangementet er oprettet og salget er startet, skal evt. ændringer foretages både i Tereba og ved Billetten A/S. Alle sale oprettes centralt i Billetten. Der allokeres ved oprettelse af et antal billetter til salg pr. opførsel i diverse prisgruppe eller på eksakte pladser i nummererede sale ved salg i flere billetsystemer.

7.6 Salgsstyring/allokationer ved flere billetsystemer

Reelt salg tjekkes jævnligt i både Billetten og andre billetsystemer. Billettens salg tjekkes via en onlineservice. Ændringer i allokationer foretages i alle billetsystemer der benyttes af den enkelte arrangør. Hvis man har nummererede sale, så vær ekstra omhyggelig med hvilke pladser man flytter frem og tilbage. Det anbefales, at man allokerer de samme pladser og det samme antal til hver opførelse, før salget går i gang, hvilket giver det optimale overblik. Det anbefales at allokere billetter til flere billetsystemer i sektioner, så kunder med store bestillinger bliver placeret nær hinanden. Ændring i allokationer foretages i alle billetsystemer. For at undgå risiko for dobbeltbookinger, så husk altid at starte med det billetsystem, der skal have færrest billetter til salg, altså start med at lukke ned, og luk derefter op for mere salg i det andet system. Det er selvfølgelig arrangørens ansvar, at det samlede antal billetter udbudt i salg ikke overstiger salens kapacitet. Vi anbefaler, at Billetten bliver hovedsystem for allokationsstyring, hvormed risikoen for fejl i relation til Formidlingsordningen elimineres. Vælges Billetten også som løssalgssystem, er allokationer ikke nødvendige og rapporter og lister vil dække hele salget for arrangøren.

7.7 Registrering af rabatbilletter i Billetten/Elektra

Alle billetter med billettilskud skal registreres i Billettens billetsystem Elektra uanset, hvordan de er solgt.
  • Registrering kan foretages op til 20 dage efter arrangementets sidste opførelse.
  • Registreringen kaldes “eksternt salg”
  • Det er IKKE nødvendigt at indtaste kundedata. Dette er en administrativ lettelse. For at kunne kontrollere salg med tilskud skal producenterne alternativt stille deres egne kundelister til rådighed for Scenit i revisions/kontrol øjemed.

8.0 Bytninger/ændringer/aflysninger

  • Billetterne kan evt. byttes på spillestedet, såfremt spillestedet har valgt denne service. Kunden medbringer sin billet (eller sin bekræftelse på købet med ordrenr. – hvis billetten skulle afhentes på spillestedet) som dokumentation.
  • Billetten kan alternativt byttes mod et gebyr på kr. 25,00 pr. billet af Billetten.
  • Bytninger på foranledning af spillestedet foretages af dette eller Billetten efter aftale.
  • Har kunden købt print-selv billetter, som ønskes byttet, kan man bede kunden om at videresende sin mail med billetter med ønsket om ny dato, så har man dokumentation for bytningen.

8.1 Ændringer

• Billetterne kan evt. byttes på spillestedet, såfremt spillestedet har valgt denne service. Kunden medbringer sin billet (eller sin bekræftelse på købet med ordrenr. – hvis billetten skulle afhentes på spillestedet) som dokumentation.
  • Billetten kan alternativt byttes mod et gebyr på kr. 25,00 pr. billet af Billetten.
  • Bytninger på foranledning af spillestedet foretages af dette eller af Billetten efter aftale og mod betaling.
  • Har kunden købt print-selv billetter, som ønskes byttet, kan man bede kunden om at videresende sin mail med billetter med ønsket om ny dato, så har man dokumentation for bytningen.

8.2 Aflysninger

I udgangspunktet håndterer arrangøren selv aflysninger/ændringer. Husk også at registrere ændringer/aflysninger i Tereba. Billetten kan alternativt anvendes til aflysninger på 2 måder:
  • Aflysning pr. ordre, hvor Billetten aflyser arrangementet/forestillingen, kontakter kunderne, tilbagefører billetterne i billetsystemet og tilbagefører pengene til kunderne = DKK 50,00 pr. ordre.
  • Aflysning pr. ordre hvor Billetten aflyser arrangementet/forestillingen. Teatret/arrangøren kontakter selv kunden og aftaler evt. bytninger mv. Billetten tilbagefører abonnements- samt onlinebilletter og returnerer pengene til de kunder, der har booket på nettet og i callcenteret efter aftale med teatret/arrangøren = DKK 20 pr. ordre.
  • Såfremt kunden ønsker et erstatningsarrangement, giver arrangøren besked om, hvor kunden i givet fald kan flyttes til, eller om det ikke er muligt at flytte kunden. Den optimale service er at give kunden en fyldestgørende forklaring på årsagen til aflysningen. Kunden kan altid kræve refusion af arrangøren. Hverken Billetten, Scenit eller BilletBillet kan refundere billetter direkte, idet de tre organisationer udelukkende fungerer som formidlere. I tilfælde af arrangørens konkurs eller lukning via betalingsstandsning løber kunden en risiko for, at der ikke kan foretages refundering af billetter. NB: Aflysninger efter kl. 15.00 og aflysninger i weekender/helligdage håndteres af arrangøren. Aflysninger skal være færdigekspederede senest 10 dage efter den aflyste spilledato. Orienter med det samme Scenit om aflysningen, så Tereba kan opdateres.
    Overbookinger behandles som aflysninger. For aflysninger på selve dagen, hvor aflysningen sker før kl. 15.00, kontaktes kunderne direkte af producenten, med mindre opgaven er overgivet til Billetten. Evt. kunder som vi ikke kan få fat i videregives til teatrets kontaktperson/forestillingsleder/billetvagt inden den ansvarlige for aflysningen går hjem. Skal Billetten stå for ny billetudstedelse/annulleringen sendes faktura jfr. prisliste. Når teatersupportmedarbejderen har færdiggjort en aflysning, sendes der en mail til teatret herom.. NB: Aflysninger efter kl. 15.00 og aflysninger i weekender/helligdage skal producenten selv håndtere. Aflysninger skal være færdigekspederede senest 10 dage efter den aflyste spilledato. Meddel med det samme Scenit aflysningen, så Tereba kan blive opdateret..

    8.3 Afregning af aflysninger til teatret/arrangøren

    Der faktureres for det antal ordrer der har været berørt af aflysningen med det gebyr der hører til typen af aflysning. Løbende afregninger hver 14. dag kan i modsætning til tidligere godt indeholde salg på aflyste dage. Der reguleres for dette salg senest ved slutafregningen. Slutafregning kan finde sted 12 dage efter aflysningen har fundet sted (her skal desuden sikres, at alle data er overført fra andre billetsystemer såfremt sådanne benyttes). Ønsker teatret ny slutafregning på grund af manglende registreringer i Billettens system, eller evt. anden billetoperatør, og dette skyldes teatret selv, koster denne DKK 50,00. Teatret gøres opmærksom på, at uoverensstemmelser i rapporter, kan skyldes manglende oprydning efter en aflysning – f.eks. på afregningsrapporten.

    8.4 Afregning af aflysninger overfor kunderne

    Kunderne gennemgås. De kunder der har penge til gode skal have tilbagebetalt det overskydende beløb. Har vi fået oplyst bankforbindelse, fremsendes beløbet til deres bank. Har kunden ikke oplyst bankforbindelse fremsendes en check. Billetter der er booket online kan udbetales til kunden, gennem tilbageførsel af betalingskort-transaktionen. Det samme gælder call center solgte billetter, hvor kunden har oplyst kreditkortoplysninger over telefonen. Har producenten eget billetsalg og har dette benyttet f.eks. DIBS terminal vindue ved eget salg af billetter, kan disse ligeledes tilbageføres online. Skulle man have få billetter tilbage i sin aflyste sal, fordi man ikke kan få fat i kunderne, tages billetterne retur og pengene bliver sat ind på en speciel aflysningskonto, så salen bliver tom, og kunderne efterfølgende kan kontaktes ang. returnering af pengene.

    8.5 Lightmodellen

    Der bookes direkte gennem http://www.teaterbilletter.dk portalen, betales med kundens kreditkortoplysninger (eller egne kort mod kontanter fra kunden) og udskrives billetter ved hjælp af print-selv på en alm. printer. Her kræves ikke installation af Billettens billetsystem eller printer. Giver dog væsentligt begrænsede administrationsmulighed – og der kan hermed ikke foretages allokationsstyring. Tal evt. med Billetten herom, og aftal pris for denne ydelse.

    9.0 Afregning fra Billetten

    Billetten A/S afregner løbende kundeindbetalinger to gange månedligt til arrangørerne. Formidlingstilskud fra Scenit afregnes når arrangementet er færdigspillet. Der kan indgås aftale om à conto udbetalinger med Scenit. Udelukkende registreret salg i Billettens billetsystem indgår i kundeafregninger og tilskudsafregning. Bemærk at billetpersonalet skal anvende de godkendte discounts/reduktioner og sikre sig at eventuelle ændringer foregår på samme kundenummer. Evt. fejl i registreringerne kan medføre tab for teatret. Aflysninger og ændringer på foranledning af teatrene kan også medføre forkerte afregninger. Billetten A/S afregner billetsalget med løbende afregning 2 gange hver måned. Beløb overføres indenfor 5-7 hverdage og følges af en specifikation, der viser fordeling af salg og gebyr på de enkelte events. Desuden kan der trækkes rapporter og samlet slutrapport i Billettens Statcenter. Bemærk at der fra Billetten vil blive afregnet til den juridisk ansvarlige producent, med mindre det ved fuldmagt er aftalt, at der skal afregnes til anden juridisk enhed (fx spillestedet). Alle informationer stiles under alle omstændigheder til den juridisk ansvarlige for produktionen. Husk videst muligt at sælge alle billetter i formidlingsordningen i Billettens system. Herved spares ekstra klikafgifter, eventuelle kundegebyrer samt administration. Skulle der ske salg i andre systemer skal dette salg løbende registreres i Billettens billetsystem.

    9.1 Afregning fra Scenit

    Producenter modtager en separat afregning med samlet formidlingstilskud fra Scenit, når forestillingen er færdigspillet. Der kan aftales à conto udbetalinger. Når sæsonen er slut vil der blive foretaget en efterregulering overfor de producenter, der er regnskabsteatre, såfremt der er ubrugt formidlingstilskud tilbage. Se afsnit 4.1, 4.2 og 4.3 ang. den solidariske pulje og efterregulering.

    10.0 Om Billetten A/S

    Billet Supporten i Kolding tlf 75 54 20 81 har åbent hverdage 09:00 -20:00. I weekenden er der tilkoblet 5 mobilnumre: Se http://help.billetten.dk. Teknisk support i Århus 09:00-17:00 på hverdage. I weekender henvises til mobilsupporten. Supporten i Kolding består af 11 personer. Supporten i Århus er omkring 4 personer, foruden udviklere og administrativt personale. Du kan også finde hjælp og yderligere informationer på http://help.billetten.dk I weekenden er der tilkoblet 5 mobilnumre: Se http://help.billetten.dk. Teknisk support i Århus 09:00-17:00 på hverdage. I weekender henvises til mobilsupporten. Supporten i Kolding består af 11 personer. Supporten i Århus er omkring 4 personer, foruden udviklere og administrativt personale. Du kan også finde hjælp og yderligere informationer på http://help.billetten.dk
    • Responstid på generelle forespørgsler er 0 – max 15 minutter
    • Responstid på specifikke spørgsmål max 90 minutter.
    • Om nødvendigt aflægges besøg.
    • Alm. support på billetsystemet er gratis for producenterne/spillestederne.
    • Ønskes der support på andet udstyr, software eller operativsystemer – se pkt 10.2.

    10.1 Prisliste

    Billetudsendelse pr. forsendelse DKK 35,00 (1-19 billetter). DKK 70.00 (20+ billetter). Oprettelse af kampagnekode DKK 200,00
    Aflysninger
    • Aflysning pr. ordre, hvor Billetten aflyser arrangementet/forestillingen, kontakter kunderne, tilbagefører billetterne i billetsystemet og tilbagefører pengene til kunderne = DKK 50 pr. ordre.
    • Aflysning pr. ordre hvor Billetten aflyser arrangementet/forestillingen. Teatret/arrangøren kontakter selv kunden og aftaler evt. bytninger mv. Billetten tilbagefører billetter og tilbagefører pengene til de kunder, der har booket på nettet og i callcenteret efter aftale med teatret/arrangøren = DKK 20 pr. ordre.

    10.2 Ydelser vedrørende anden support, IT og hardware:

    Konsulentbistand pr time DKK 650,00 It-konsulent pr. time DKK 750,00 Anden kon

    11.0 Kontaktpersoner Scenit og hos Billetten

    Kontaktpersoner hos Scenit Telefon Mail
    Johanne Prahl 35 24 01 00 jp@scenit.dk
    Søren Veien 35 24 01 00 sv@scenit.dk
    Kontaktpersoner hos Billetten A/S Telefon Mail
    Support 70 2020 96 info@billetten.dk
    Malene Nystrup 7634 0023 malene@billetten.dk
    Morten Wilhelmsen 7634 0331 morten@billetten.dk
    Mette Thomsen 50609714 mette@billetten.dk
    Mina Batak 76340025 mina@billetten.dk
    Gitte Laursen 40462681 gitte@billetten.dk
    Ole Mortensen 8734 5620 ole@billetten.dk
    Kontaktpersoner om ordningen Telefon Mail
    Ole Mortensen 8734 5620 ole@billetten.dk
    Gitte Laursen 40462681 gitte@billetten.dk

    Du kan også finde hjælp og yderligere informationer på http://help.billetten.dk